La première étape consiste à prendre contact avec l’équipe Leader afin de faire part de votre projet et d’échanger sur son contenu. Cette rencontre permettra de s’assurer de son éligibilité, d’obtenir des précisions sur la constitution du dossier selon la nature de votre projet, et de bénéficier de conseils pour améliorer la qualité du projet au regard de la stratégie Leader (partenariat, lien avec des projets existants…).

Les étapes du dossier :

Je sollicite une subvention pour mon projet :

Je constitue mon dossier de demande de subvention LEADER :

  • Le GAL émet un accusé de dossier complet et instruit mon dossier

Je présente oralement mon projet en Comité de Programmation :

  • Les membres du Comité de programmation votent le projet au regard de critères de sélection
  • Je reçois une convention attributive d’aide pour signature

Je sollicite le versement des cofinanceurs et constitue mon dossier de demande de paiement LEADER :

  • J’envoie le formulaire de demande de paiement
  • Le GAL m’indique les pièces à fournir pour compléter le dossier puis l’instruit
  • Le GAL réalise une visite sur place pour vérifier la bonne utilisation des fonds

L’ASP verse la subvention

Quelques points de vigilance :

  • Aucun acte d’engagement ne doit être signé avant le dépôt du formulaire !
  • Je dépose le même plan de financement à tous les financeurs publics sollicités. Si mon budget évolue, je préviens l’ensemble des financeurs…
  • La délibération: Avant l’engagement des dépenses, le porteur de projets doit fournir une délibération approuvant le projet et le plan de financement prévisionnel et autorisant le représentant légal de la structure à solliciter la subvention
  • Les devis :
    • Porteurs privés :
      • Pour les dépenses inférieures à 1 000 € : le bénéficiaire doit fournir 1 devis
      • Entre 1 000 € et 90 000 € : 2 devis à justifier le choix du devis retenu (si choix du devis le + cher, la dépense sera plafonnée : devis le – cher + 15%)
      • Supérieures à 90 000 € : 3 devis
      • Pour les frais de déplacements/restauration et les dépenses inférieures à 500€ : estimations argumentées
    • Porteurs publics :
      • Dépenses inférieures à 25 000 € HT : mise en concurrence (3 devis et/ou référentiels), transparence de procédures, liberté d’accès et égalité de traitement des candidats
      • Dépense entre 25 000 € et 90 000 € : avis d’appel à concurrence à travers des documents permettant de garantir que l’achat a été effectué dans des conditions de transparence
      • Pour les commandes de plus de 90 000 € : procédure adaptée avec modèle d’avis d’appel à la concurrence au BOAMP ou Journal d’annonces légales
    • Joindre au dossier la trace écrite de la demande de devis qui a été faite au fournisseur (on considère comme ça que les devis sont établis sur des choses comparables puisque c’est la même commande de départ)

Le dossier de demande de paiement permet de solliciter officiellement le GAL pour obtenir le versement de la subvention Leader. Il fournit tous les éléments nécessaires pour vérifier la bonne réalisation du projet et calculer la subvention Leader définitive sur la base de dépenses réelles. Les dépenses réalisées doivent être conformes avec le contenu de la convention attributive d’aide LEADER et concerner clairement l’opération.

Vous pouvez solliciter le paiement d’un acompte au cours de la réalisation de votre projet. Attention, cet acompte ne constitue pas une avance de trésorerie, il s’obtient sur justification de dépenses déjà réalisées pour la mise en œuvre du projet. La demande de solde ne peut être effectuée que lorsque l’ensemble des factures relatives au projet a été acquitté et que les versements des cofinanceurs sont effectifs sur votre compte.

Les pièces suivantes devront être jointes (liste non exhaustive) :

  • Original du formulaire de demande de paiement dûment complété et signé
  • Preuve de la réalisation du projet : bilan de l’action avec les indicateurs renseignés, photos, articles de presse, rapport d’études ou tout document jugé opportun
  • Justificatifs des dépenses réalisées : Factures acquittées par le fournisseur ou accompagnées du relevé de compte correspondant (porteur privé) ou des mandats (porteur public),
  • Tableau de bord et/ou les fiches de remboursement de frais de déplacements (faisant état de la personne concernée, de la destination, de la date, du nombre de kilomètres et l’objet du déplacement) accompagnées des relevés bancaires afférents, du barème kilométrique appliqué et de la copie de la carte grise de la voiture utilisée,
  • Si des recettes ont été générées (projets dont le coût est supérieur à 50 000€), les justificatifs attestant du montant obtenu sont à fournir,
  • Pour les porteurs publics, l’original du formulaire de respect de la commande publique dûment complété et signé
  • La copie du courrier de demande de paiement au cofinanceur et les coordonnées de votre contact
  • Preuve de la communication sur le projet : photos des panneaux/affiches apposés, supports intégrant les logos Leader (capture d’écran site web, documents de communication, diaporamas…), coupures de presse mentionnant le soutien de l’Europe…

Pour obtenir le versement de la subvention, les factures présentées doivent être :

Éligibles c’est-à-dire qu’elles comportent les mentions suivantes :

  •  l’émetteur (nom, adresse, registre du commerce et des sociétés, forme juridique…),
  •  le nom et l’adresse du client facturé,
  •  la date de facture,
  •  la quantité et la dénomination des articles facturés, les prix,
  •  la TVA applicable

Si une facture n’est qu’en partie éligible, vous devez indiquer les lignes correspondant aux dépenses éligibles.

Acquittées avant le dépôt de la demande de paiement, c’est-à-dire qu’il est indiqué la mention :

« Facture acquittée le… + cachet du prestataire + signature »

Si vous êtes un porteur de projet privé, il faudra fournir le relevé bancaire justifiant le paiement de l’ensemble des dépenses (une preuve de paiement agrafée à chaque facture).

Si vous êtes un porteur de projet public, l’acquittement est attesté en accompagnant les factures d’un relevé de mandats indiquant la date du paiement effectif de ces mandats et signé par le Trésor public.

Et que dois-je faire du dossier après paiement ?

Le dossier peut être contrôlé pendant 10 ans après la date de paiement de votre subvention. Il est impératif d’archiver tous les documents relatifs au dossier (notamment les accusés de réception de dossiers, les copies des formulaires de demande de subvention et de paiement, la convention attributive d’aide et l’avis de paiement), et de conserver de manière accessible l’ensemble des justificatifs relatifs à la mise en œuvre du projet pendant cette période (factures, relevés de comptes, documents de communication…).

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Les obligations de communication

Tous les porteurs de projet bénéficiant d'une aide sont tenus de respecter les obligations de communication concernant les fonds européens
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